Por Heverton Gentilim, CEO da OneFlow
Faltam pouco mais de 40 dias úteis para a transição da reforma tributária. Nesse intervalo, boa parte dos escritórios de contabilidade se dedica a estudar os novos impostos, as mudanças previstas e o processo de digitalização. Não estou dizendo que saber o que é CBS, IBS e IS não seja importante. Nem que saber as melhores estratégias para cada tipo de negócio seja inútil. O estudo é necessário, mas já não basta. Falta, em muitos casos, o preparo prático.
Uma coisa que percebi recentemente é que algumas questões técnicas de sistema vão atrapalhar muitos escritórios apenas durante a implementação. São questões que vão levar não horas, nem dias, mas meses para resolver. Enquanto isso, a discussão no empresariado ainda é, em grande parte, genérica, e é nesse ponto que os contadores correm risco e, com isso, as empresas vão se prejudicar junto.
Um exemplo mostra a dimensão do problema. Para acessar os dados da apuração assistida da Receita Federal, será preciso cadastrar as chaves de acesso de cada empresa. A exigência vem da própria Receita e vale para todos os escritórios, qualquer que seja o sistema utilizado. Com 500 clientes, são mais de 12 cadastros por dia útil até o fim do prazo. Quem não começar agora chegará a janeiro sem conseguir trabalhar, e o escritório para. Essa informação não consta de nenhum discurso oficial. Nós a encontramos na OneFlow ao codificar o sistema, e a conversa com contadores sobre o tema costuma causar surpresa.
A primeira solução é iniciar o cadastro imediatamente. Ele já pode ser feito, e cada dia de espera aumenta o volume diário necessário. Existe o risco de as regras mudarem no meio do caminho e exigirem retrabalho, mas esse custo é menor que o de chegar a janeiro sem as chaves. A segunda é transformar a tarefa em rotina, com meta diária, responsável definido e controle por cliente. Nesse ponto, a tecnologia ajuda: o OneFlow trabalha para facilitar o cadastramento dentro do sistema. A obrigação, porém, continua sendo do escritório.
A terceira é buscar o que mais falta. A chave de acesso é apenas uma das pegadinhas que ninguém está vendo, e há outras. Cada escritório deve perguntar ao fornecedor do sistema que exigências técnicas a implementação traz e testar o que puder antes de janeiro. Quanto mais cedo o levantamento for feito, maior a margem para corrigir o rumo.
Estar preparado precisa deixar de ser uma frase genérica e virar uma lista de tarefas. O mercado repete as mesmas frases, mas, quando se senta para trabalhar, percebe-se que falta muita coisa. Estudar a reforma continua importante. Com pouco mais de 40 dias úteis, porém, o que define quem trabalhará normalmente em janeiro é o que se faz agora. Então comece a cadastrar, conferir e testar, de preferência, imediatamente. A reforma não espera o discurso ficar pronto.
