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Senac Barretos

Guarde Mais – Minha empresa precisa de um guarda documentos?

O guarda documentos é um aliado de empresas, possibilitando o armazenamento de papéis importantes de maneira adequada, sem risco de perda ou de danos.

No entanto, não é todo gestor ou empreendedor que sabe identificar se sua empresa realmente precisa deste serviço. Este é o seu caso? Então, continue a leitura e saiba quando contratar o guarda documentos!

O que é o guarda documentos?

A princípio, deve-se saber o que é guarda documentos. Trata-se de um serviço de armazenamento de papéis prestado por uma empresa de self storage.

Ao contratá-lo, a empresa passa a ter uma área de armazenamento adequada, com possibilidade de montar um arquivo corretamente, de modo a preservar documentos e ter fácil acesso a eles sempre que precisar.

Como funciona o guarda documentos?

O funcionamento do guarda documentos é mais simples do que muitos pensam. Basta escolher um espaço de armazenamento, que no self storage também é chamado de box. Então, feche detalhes da contratação com a prestadora de serviços.

Depois de realizar esse processo, a área de armazenamento é liberada para uso e já dá para guardar seus documentos no espaço. Após armazenar, basta trancar o box e levar a chave consigo ao ir embora.

Esse detalhe faz toda a diferença, pois elimina o acesso de terceiros aos documentos, de modo a manter a confidencialidade das informações. Portanto, os dados registrados nos papéis permanecem sob sigilo.

O pagamento do aluguel é feito mensalmente e o contratante não tem trabalho algum para continuar utilizando o serviço. Isso se deve ao fato de a renovação ser mensal e automática.

Quais são os benefícios do guarda documentos?

Será que vale a pena contratar um guarda documentos? Esta é uma dúvida comum entre empresas, principalmente quando não se tem conhecimento sobre os benefícios do serviço. A seguir, listamos os principais e que comprovam que a contratação do guarda documentos compensa:

Ganho do espaço

A contratação do guarda documentos possibilita que a empresa transfira papéis para uma área de armazenamento, gerando um ganho de espaço. Na prática, isso contribui para se ter um local de trabalho mais ergonômico e produtivo.

Preservação de documentos

Manter papéis importantes armazenados de maneira incorreta aumenta a chance de perda e de danos. Com o serviço, a empresa tem acesso a uma área adequada para guardar documentos, de modo a preservá-los. Quando precisar apresentá-los, saberá exatamente onde encontrá-los, tendo maior praticidade.

Uso descomplicado

A proposta do guarda documentos é a solução de problemas de armazenamento de maneira descomplicada. Por isso, todo o processo de uso do serviço é simples, feito em poucas etapas, sem burocracias. Logo, é o investimento ideal para quem não abre mão de ter máxima comodidade ao utilizar um serviço.

Armazenamento a um excelente custo-benefício

Um dos principais diferenciais do guarda documento é seu excelente custo-benefício. Não é para menos, afinal, possibilita armazenar arquivos com qualidade e a um custo mensal acessível.

Alugar um box de guarda documentos é muito mais econômico do que locar um imóvel maior somente para ter uma área de armazenamento grande. Além disso, não há cobrança de taxas extras, como a de IPTU (Imposto Predial e Territorial Urbano).

Como saber se sua empresa precisa de um guarda documentos?

Possui uma empresa, por exemplo, na capital paranaense e não sabe se seu negócio precisa de um guarda documentos Curitiba? Há uma dica que ajuda a identificar se chegou o momento da contratação!

O aluguel de box de guarda documentos é indicado sempre que notar que sua empresa não tem espaço suficiente para armazenar papéis importantes. É o caso de empresas de pequeno e médio porte, bem como de profissionais autônomos e microempreendedores.

A locação de guarda documentos em Porto Alegre, ou em qualquer outra cidade, também é uma solução interessante para o armazenamento de documentos contábeis, fiscais e trabalhistas.

Caso tenha um escritório de advocacia, ao contratar o serviço terá um espaço ideal para armazenamento de processos. Se for uma empresa na área da saúde, como laboratório clínico e hospital, poderá manter documentos de pacientes no box de self storage.

O que considerar ao contratar o serviço?

Decidiu contratar um guarda documentos em SP ou fechar o aluguel de documentos no Rio de Janeiro? Não importa qual seja sua localidade, é importante considerar pontos essenciais para acertar na escolha da prestadora de serviços.

Um deles é a localização da unidade de self storage, que precisa ser estratégica. Se decidir pelo aluguel de guarda documentos em Salvador, por exemplo, escolha uma empresa próxima de vias principais. Assim, conseguirá chegar ao local com facilidade.

A estrutura da empresa também deve ser completa, oferecendo boxes de tamanhos variados e tratados contra infestações por pragas.

Verifique como é a segurança da unidade e do serviço. O ideal é que a empresa tenha sistema de vigilância e portaria, ofereça boxes de uso exclusivo do cliente e possui estacionamento privativo.