A gestão de contratos é essencial para que a relação entre a empresa e seus fornecedores, parceiros, clientes e colaboradores seja a melhor possível. Deixar de cumprir uma cláusula, como a de pagamento, por exemplo, pode resultar atritos nessa relação.
Muitas pessoas não se dão conta, mas quando o assunto são os documentos contratuais, nenhum detalhe é pequeno demais para passar despercebido. Por isso, eles devem ser gerenciados constantemente.
Como fazer essa tarefa manualmente não traz precisão e muito menos agilidade aos processos de DP, neste conteúdo, chamamos a sua atenção para a automatização da gestão de contratos.
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos engloba o conjunto de atividades que compreendem o ciclo de vida de um contrato (ou Contract Lifecycle Management – CLM).
Desse modo, consiste em procedimentos internos colocados em prática para acompanhar desde a criação de um contrato, a negociação, a assinatura e o armazenamento, até o cumprimento das obrigações contratuais e a sua expiração.
Em outras palavras, a gestão de contratos monitora todas as etapas de execução de um documento contratual. Por exemplo, o departamento pessoal precisa monitorar contratos como:
Podemos dizer ainda que o objetivo é implementar contratos de forma eficaz e supervisioná-los do início ao fim. Para ilustrar, pegue o contrato de experiência como exemplo.
O DP precisa ficar alerta em alguns pontos na admissão de funcionários sob este regime de contratação. Um deles é que, segundo o Art. 445 da CLT, o período máximo de experiência é de 90 dias.
Outro ponto é que esse tipo de contrato pode ser renovado uma vez, desde que respeite o prazo de 90 dias. Ao fim desse período, a empresa pode oferecer um contrato de tempo indeterminado, ou pode desligar o profissional.
É uma boa gestão de contrato que ajuda as empresas a reduzirem os riscos contratuais, garantir a conformidade com leis e regulamentos e manter-se organizadas do início ao fim.
Importância de uma boa gestão de contratos
Considerando o ambiente competitivo atual, a gestão de contratos é algo que deve ser levado a sério por empresas que desejam ser bem-sucedidas.
Isso porque uma boa gestão de contratos agiliza processos, minimiza riscos e melhora relacionamentos. Com o passar do tempo, a prática resulta em melhor desempenho e maiores lucros.
Além disso, a gestão de documentos contratuais traz benefícios como:
Agilidade
Gerenciar contratos significa elaborar documentos, enviá-los, imprimir, assinar cópias em papel, digitalizá-los e armazená-los fisicamente. Nem precisamos dizer que o processo é trabalhoso e demorado, não é mesmo? Mas não é só isso…
Como você viu, a gestão de contratos requer o rastreamento das datas de vencimento e do que as partes envolvidas concordaram. Somado a isso, sempre que um contrato for alterado, terá que repetir todo o processo.
É trabalho demais! Com uma gestão eficiente, ou seja, automatizada, ninguém precisa perder tempo com tarefas repetitivas.
Padronização
Nada como ter todos os processos padronizados. Com a gestão de contratos, sua empresa garante que todos os documentos serão redigidos e tratados da mesma maneira.
Além disso, ao padronizar a maneira que os contratos são feitos e tratados, diminui o risco de não cumprimento de obrigações e até mesmo de litígios desnecessários.
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